Ein Jahr verpflichtender ERV

Eine Stadt setzt als Software-Lösung den Governikus Multi-Messenger (GMM) ein. Dieser bietet jedoch keine Schnittstellenfunktion zur Übergabe von Metadaten aus Fachanwendungen, keine Funktionalitäten zu eEBs und keine XJustiz-Nachrichtenerstellung.

Gibt es Lösungen, die diese Anforderungen auch als Multi-User-Programm bieten?

Die verschiedenen zugelassenen Softwareprodukte bieten leider einen unterschiedlichen Funktionsumfang an. Das Gateway der Fa. Mentana und die Einzelplatzsoftware Governikus Com Vibilia erzeugen eine xJustiz-Nachricht im Format „Schriftgutobjekte" und bieten Funktionalität für die Abgabe eines eEBs. ProGov und auch GMM haben da nach unserem Kenntnisstand einen unterschiedlichen Funktionsumfang. Bei allen Gateways kommt es aber auch auf die dazugehörigen Add-Ins für die genutzten Mailclients an. Mindestens die Produkte Governikus Com Vibilia, Mentana-Gateway und ProGov-Gateway können eine xJustiz-Nachricht auch unverändert weiterleiten und bieten damit die Schnittstelle zur Übermittlung spezieller xJustiz-Formate (z.B. im Bereich Ordnungswidrigkeiten). Nähere Details dazu liefern die Hersteller Ihnen.

Soweit keine eigenen Softwarelösungen zur Verfügung stehen, werden von der Bund-Länder-Kommission für Informationstechnik in der Justiz (BLK) unter www.xjustiz.de verschiedene Browseranwendungen und Stylesheets zur Nutzung bereitgestellt, mit denen u.a. xJustiz-Nachrichten und auch eEBs erzeugt werden können.

Welche Software gibt es für eine dezentrale Postfachverwaltung?

Gerade die Gateways wurden entwickelt, um eine Vielzahl von Nutzer*innen und auch beBPo-Adressen über eine zentrale Instanz berechtigen zu können. Für die Weiterleitung dienen dann die in den Gateways konfigurierbaren Regelwerke zur Postverteilung. Eine Übersicht über die für eine Teilnahme am OSCI-gestützten elektronischen Rechtsverkehr registrierten Softwareprodukte findet sich unter https://egvp.justiz.de/Drittprodukte/index.php.

Sind kommunale Nutzer*innen an der Festlegung des XJustiz-Datensatzes beteiligt?

Neue XJustiz-Versionen werden im Herbst eines jeden Jahres mit zeitlichem Vorlauf von einem Jahr bis zur Gültigkeit unter www.xjustiz.de veröffentlicht. Für Fragen, Anregungen oder weiteren Kontakt ist auf der Website unter „Ansprechpartner“ die Kontaktadresse des Projektbüros der BLK-AG IT-Standards veröffentlicht.

Eine Gemeinde arbeitet noch mit Papierakten.

Würde ein Scan (PDF) genügen? Muss paginiert werden?

§ 99 Abs. 1 Satz 1 VwGO sieht in diesem Fall lediglich eine Vorlage von Akten in Papierform vor, elektronische Dokumente können bzw. müssen in elektronischer Form übermittelt werden. Es bietet sich aber an, Kontakt mit dem örtlich zuständigen VG aufzunehmen. In der Regel werden auch Scans (also digitale Kopien) von Papierakten akzeptiert, wenn diese vollständig sind. Dies liegt aber letztlich in der Entscheidungshoheit der jeweiligen Kammer. Hier kommt es auf den Fachbereich an.

In Bußgeldsachen wurden Details und Hilfestellungen zur Übermittlung und Übertragung von Papierakten in die elektronische Form im Leitfaden für Bußgeldbehörden zusammengestellt. Die dort dargestellten Regelungen beziehen sich nicht direkt auf andere Fachbereiche. Im Sinne der Einheitlichkeit dürfte sich jedoch eine entsprechende Vorgehensweise empfehlen.

Gibt es Grenzen in Bezug auf die zu übermittelnden Datenmengen in einem beBPo?

Die aktuellen Mengenbegrenzungen ergeben sich aus der Bekanntmachung des Bundesministerium der Justiz zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung, welche auch auf www.justiz.de veröffentlicht wurde. Danach werden die Anzahl und das Volumen elektronischer Dokumente in einer Nachricht seit dem 1. Januar 2023 wie folgt begrenzt:

a) auf höchstens 1 000 Dateien und

b) auf höchstens 200 Megabyte.

In einer Stadt ist es einige Male vorgenommen, dass die zurückgesendete Empfangsbestätigung nicht beim Gericht angekommen ist.

Woran könnte dies liegen?

Hier müsste eine Einzelfallprüfung erfolgen. Nach den geltenden Supportprozessen sollten sich die Kommunen zur Aufklärung immer an ihren jeweiligen IT-Dienstleister wenden.

Gibt es die Möglichkeit, dem Gericht anzugeben, über welches (Unter-)Postfach die Kommunikation erfolgen soll?

Dies sollte in Listenform mit Zuordnung der Postfächer zu den Fachämtern an das jeweilige Gericht (auch im Instanzenzug) übermittelt werden. Jedenfalls die Verwaltungsgerichtsbarkeit ist – schon aus eigenem Interesse – bemüht, das jeweils richtige bePBo zu adressieren. Sehr hilfreich sind sprechende Namen der Unterpostfächer, so dass die Zuordnung schon klar ist.

Braucht jede Schule ein beBPo?

Die Frage muss man differenziert beantworten: Behörde im Sinne des § 55d Satz 1 bzw. § 173 Abs. 2 Nr. 2 ZPO müssen einen sicheren Übermittlungsweg zum Senden nutzen bzw. zum Empfang bereithalten. Die sicheren Übermittlungswege sind (u.a.) in § 55a Abs. 4 VwGO aufgezählt. Das beBPo dürfte die relevanteste Art sein, die Behörden nutzen, verpflichtend ist dies aber so nicht. Ob Schulen bei inneren Schulangelegenheiten Behörden sind, ist Sache der Rechtsprechung; es dürfte aber viel für diese Annahme sprechen.

Ist die DE-Mail als sicherer Übermittlungsweg für Schulen ausreichend?

Nach § 55a Abs. 4 Nr. 1 ist auch ein DE-Mail-Dienst mit sicherer Anmeldung nach § 4 Abs. 1 Satz 2 DE-Mail ein sicherer Übermittlungsweg, ohne hingegen nicht.

Ist es zulässig, wenn Schulen elektronische Post über das beBPo des Schulamtes erhalten?

Dies ist letztlich Sache der Rechtsprechung. Es gibt aber eine Abstimmung der Vorsitzenden der Schulrechtsspruchkörper des OVG/der VGe, dass man eine Zustellung von Post, die an einzelne Schulen gerichtet ist, an die Schulämter bei entsprechenden Zuständigkeitsregelungen als ausreichend ansieht. Dies ist der Schulverwaltung so mitgeteilt worden, worauf – soweit hier bekannt – das Schulministerium die Vertretung des Landes in diesem Bereich per Erlass entsprechend ergänzt hat.

Ist in bestimmten Fällen trotz Übermittlung der beBPo zusätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich? Wenn ja, gibt es eine Alternative, als die Sachbearbeitung mit Signaturkarten auszustatten.

Wie in der Veranstaltung mitgeteilt, entwickelt sich die Rechtsprechung zu diesem Thema erst. Vor diesem Hintergrund sollte man ggf. Vorsicht walten lassen und im Zweifelsfall lieber signieren – gleich, ob man diese Rechtsmeinung teilt oder nicht. Organisatorisch kann natürlich die Signatur auch an einer Stelle gebündelt werden. Ggf. kommt je nach eingesetzter Softwarelösung auch eine Fernsignatur in Betracht.

Gibt es gesetzliche Bemühungen, dass eine ERV-Kommunikation zwischen Behörden und Rechtsanwälten „nur“ mit dem VHN schriftformersetzend eingesetzt werden darf?

Das dürfte wohl (auch) den Bereich des VwVfG NRW betreffen. Für die elektr. Kommunikation sieht § 3a VwVfG NRW bisher nicht die OSCI-gestützte Kommunikation per beBPo vor. Entsprechende gesetzliche Bemühungen unterliegen dem Ministerium des Innern.

Können Eilfälle gem. § 14 PsychKG auch innerhalb des ERV an die Gerichte übermittelt werden?

Grundsätzlich besteht im ERV auch die Möglichkeit zur Kennzeichnung eiliger Nachrichten, z.B. für den richterlichen oder staatsanwaltschaftlichen Bereitschaftsdienst. Hierzu lässt sich in der Sende- und Empfangssoftware eine Auswahl treffen.

Funktioniert die Kommunikation auch mit Behörden, die das Nutzerkonto.Bund verwenden?

Künftig können Bürgerinnen und Bürger für die Kommunikation mit der Justiz (auch beBPo-Behörden) ebenfalls ein kostenfreies Postfach nutzen, bei dem sie sich mit der BundID, dem Nutzerkonto des Bundes, registrieren bzw. anmelden können („mein Justizpostfach“). Die Kommunikation zwischen Justiz und Behörden erfolgt absehbar über das beBPo.

Betrifft die OZG-Anbindung auch die Schnittstelle zum Versand zwischen Bürger*innen und Behörden?

Ja, die Entwicklung des vorgenannten Postfachs betrifft auch die Kommunikation zwischen Bürger*innen und beBPo-Behörden. Die OZG-Postfachinhaber*innen werden im SAFE-Verzeichnisdienst mit der Rolle „ozg_postfach" aufgeführt sein, so dass eine Adressierung der „mein Justizpostfach"- Inhaber*innen (u.a. auch durch beBPo-Inhaber*innen) möglich ist. „Mein Justizpostfach"-Inhaber*innen können ihrerseits auch beBPo-Inhaber*innen adressieren.

Ist es falsch, in der Rechtsbehelfsbelehrung über die Einlegung eines Widerspruchs über das beBPo zu belehren?

Der Inhalt einer Rechtsbehelfsbelehrung ist von zahlreichen Faktoren abhängig, sodass hier eine generelle Klärung nicht möglich ist. Für die Rechtsmittelbelehrungen der Gerichte ist entschieden worden, dass die Einreichung per ERV eine Unterform der schriftlichen Einreichung ist, über die nicht gesondert belehrt werden muss.