eAkten in der Verwaltung
Mehr Transparenz, weniger Bürokratie
Der Einsatz von elektronischen Akten (eAkten) in Verwaltungen ist ein wesentlicher Bestandteil des digitalen Wandels. Viele Kommunen nutzen die Chance, um im Zuge des Onlinezugangsgesetzes nicht nur digitale Verwaltungsleistungen für Bürgerinnen und Bürger zur Verfügung zu stellen, sondern dabei auch ihre internen Arbeitsprozesse zu modernisieren – eine durchgängige elektronische Bearbeitung ohne Medienbrüche mit mehr Transparenz und weniger Bürokratie ist die Devise. eAkten lösen nach und nach Papierakten ab und ermöglichen so eine serviceorientierte Abwicklung von elektronischen Verwaltungsverfahren. Damit geht neben einer Optimierung auch eine Beschleunigung der Prozesse einher.
Nach dem E-Government-Gesetz des Landes Nordrhein-Westfalen sollen alle Kommunen seit dem 1. Januar 2022 in der Lage sein, angeforderte Akten elektronisch an die Landesbehörden zu übermitteln. eAkten tragen dazu bei, Verwaltungsverfahren auf kommunaler Ebene durchgängig medienbruchfrei zu gestalten, indem sie direkte Berührungspunkte zu behördenspezifischen Fachverfahren als auch zu anderen zentralen Basis- und Querschnittsdiensten haben. Sie gewährleisten darüber hinaus die Anschlussfähigkeit an übergreifende Portale und sichern einen Austausch von Unterlagen innerhalb und zwischen Verwaltungen.
Vorteile auf einen Blick
► Schnelles Auffinden bearbeitungsrelevanter Informationen
► Ortsunabhängiger, kontinuierlicher Zugriff auf Informationen
► Vereinfachter Austausch von Informationen und Dokumenten
► Vereinfachung von Vertretungsregelungen bei der Sachbearbeitung
► Automatische Nachweisführung (Revisionssicherheit)
► Schnellere Abwicklung der Prozesse & verbesserte Transparenz
► Wegfall von Medienbrüchen und Papierarchiven
► Unterstützung flexibler Arbeitsweisen
eAkten-Leitfäden des CCD
Förderung einer Best-Practice-Kultur
Das Kompetenzzentrum Digitalisierung (CCD) des KDN unterstützt Kommunen und ihre IT-Dienstleister mit einem vielfältigen Beratungs- und Informationsangebot bei der Einführung von elektronischen Fachakten. Dazu arbeitet das CCD gemeinsam mit Kommunen und kommunalen IT-Dienstleistern aus Nordrhein-Westfalen Hand in Hand. In gemeinsamen Arbeitskreisen wurden eAkten-Leitfäden entwickelt. Sie beinhalten Anleitungen und Empfehlungen des CCD – etwa zur Aktenstruktur, zur Einbindung betroffener Stakeholder sowie zu Berechtigungskonzepten, zur Modellierung von digitalen Fachprozessen, zum Daten- und Aktenaustausch mit anderen Behörden sowie zu einem möglichen Scan- und Archivierungskonzept. Ziel ist, mithilfe der Leitfäden einen landesweit gültigen Standard in den verschiedenen Fachbereichen zu schaffen. Im Fokus der Arbeitskreise steht zudem der regelmäßige Erfahrungsaustausch – denn profitiert wird nicht von Insellösungen, sondern von einer Best-Practice-Kultur.
Die Leitfäden stehen allen Interessierten als Orientierungshilfe bei der Einführung von eAkten zum kostenlosen Download bereit.
Leitfaden zur allgemeinen eVerwaltungsakte
Erscheinungsdatum: 19. Februar 2021
Download des Leitfadens
Kompetenzzentrum Digitalisierung
ccdigitalisierung@kdn.de
Leitfaden zur eAusländerakte
Erscheinungsdatum: 14. Januar 2019
Download des Leitfadens
Kompetenzzentrum Digitalisierung
ccdigitalisierung@kdn.de
Leitfaden zur eBauakte
Erscheinungsdatum: 11. August 2020
Download des Leitfadens
Kompetenzzentrum Digitalisierung
ccdigitalisierung@kdn.de
Leitfaden zur eJobcenterakte
Erscheinungsdatum: 07. Januar 2021
Download des Leitfadens
Kompetenzzentrum Digitalisierung
ccdigitalisierung@kdn.de
Leitfaden zur eJugendamtsakte
Erscheinungsdatum: 18. August 2022
Download des Leitfadens
Kompetenzzentrum Digitalisierung
ccdigitalisierung@kdn.de
Leitfaden zur ePersonalakte
Erscheinungsdatum: 02. Mai 2022
Download des Leitfadens
Kompetenzzentrum Digitalisierung
ccdigitalisierung@kdn.de
Leitfaden zur eSozialakte
Leitfaden zur Beweiskraft von Dokumenten in eAkten
Erscheinungsdatum: 20. März 2020
Download des Leitfadens
Kompetenzzentrum Digitalisierung
ccdigitalisierung@kdn.de
Leitfaden zum besonderen elektronischen Behördenpostfach
Erscheinungsdatum: 31. März 2021 | aktualisiert: 02. Dezember 2022
Download des Leitfadens
Kompetenzzentrum Digitalisierung
ccdigitalisierung@kdn.de
