Verwaltungsweite Einführung eines digitalen Aktenplans
Leistungen Einführung eines produktorientierten digitalen Aktenplanes
Projektzeitraum 17.12.2018 - 31.12.2021
Fördersumme (gesamt) 2.256.000 €
Fördersumme (Land NRW) 2.031.000 €
Projektbeschreibung
In dem Projekt wird die verwaltungsweite Einführung eines produktorientierten, digitalen Aktenplans realisiert. Der digitale Aktenplan ist ein wichtiger Baustein in der Umsetzung des Themenfeldes »elektronische Akte«. Die Einführung des digitalen Aktenplans dient dabei der Schaffung einer zentralen Ablage- und Bearbeitungsstruktur des allgemeinen Schriftguts der Verwaltung. Neben der Definition der Dokumentenworkflows, der Schnittstellen und der Prozessmodule werden im Rahmen des Projektes auch Konzepte für das Change-, Projekt- und Ressourcenmanagement sowie Schulungen entwickelt.
Stadt Wuppertal
Nicole Sommer
+49 202-563-7723
nicole.sommer@stadt.wuppertal.de
Meilensteine
► Definition der Basisstruktur, der Anbindung und Prozesse des Posteingangs und der Basisworkflows – Bis April 2019
► Anbindung der Leistungseinheiten an die Basisstruktur – Bis November 2020
► Implementierung fachspezifischer Anforderungen – Bis Oktober 2021
Übertragbarkeit Juni 2021
Das Konzept für das Changemanagement im Übergang zum elektronischen System sowie Schulungskonzepte und -materialien werden zur Nachnutzung bereitgestellt.
Die Erfahrungen aus dem Projekt können als Muster für einen verwaltungsweiten digitalen Aktenplan dienen. Dabei können die Definitionen der internen Dokumentenworkflows, der Schnittstellen und der Prozessmodule für den Einsatz eines codia-Dokumentenmanagementsystems nachgenutzt werden.