Verwaltungsweite Einführung eines digitalen Aktenplans

 

Leistungen                                      Einführung eines produktorientierten digitalen Aktenplanes

Projektzeitraum                              17.12.2018 - 31.12.2021

Fördersumme (gesamt)                2.256.000 €

Fördersumme (Land NRW)           2.031.000 €

Projektbeschreibung

In dem Projekt wird die verwaltungsweite Einführung eines produktorientierten, digitalen Aktenplans realisiert. Der digitale Aktenplan ist ein wichtiger Baustein in der Umsetzung des Themenfeldes »elektronische Akte«. Die Einführung des digitalen Aktenplans dient dabei der Schaffung einer zentralen Ablage- und Bearbeitungsstruktur des allgemeinen Schriftguts der Verwaltung. Neben der Definition der Dokumentenworkflows, der Schnittstellen und der Prozessmodule werden im Rahmen des Projektes auch Konzepte für das Change-, Projekt- und Ressourcenmanagement sowie Schulungen entwickelt.

Stadt Wuppertal

Nicole Sommer
+49 202-563-7723
nicole.sommer@stadt.wuppertal.de

Meilensteine

 Definition der Basisstruktur, der Anbindung und Prozesse des Posteingangs und der Basisworkflows – Bis April 2019

 Anbindung der Leistungseinheiten an die Basisstruktur – Bis November 2020

► Implementierung fachspezifischer Anforderungen – Bis Oktober 2021

Übertragbarkeit Juni 2021

Das Konzept für das Changemanagement im Übergang zum elektronischen System sowie Schulungskonzepte und -materialien werden zur Nachnutzung bereitgestellt.

Die Erfahrungen aus dem Projekt können als Muster für einen verwaltungsweiten digitalen Aktenplan dienen. Dabei können die Definitionen der internen Dokumentenworkflows, der Schnittstellen und der Prozessmodule für den Einsatz eines codia-Dokumentenmanagementsystems nachgenutzt werden.